Tugas Kuliah Paper KMS

Knowledge Management Systems:
Emerging Views and Practices from the Field
Maryam Alavi
Robert H. Smith School of Business
University of Maryland at College Park
College Park, Maryland 20742
malavi@rhsmith.umd.edu
Dorothy Leidner
INSEAD
Boulevard de Constance
77305 Fontainebleau cedex France
dorothy.leidner@insead.fr


Abstract
Dasar teori pengetahuan berbasis perusahaan menunjukkan bahwa pengetahuan adalah aset organisasi yang memungkinkan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan di hypercompetitive lingkungan. Penekanan pada pengetahuan di organisasi hari ini didasarkan pada asumsi bahwa hambatan transfer dan replikasi pengetahuan memberkati dengan strategis. Banyak organisasi sedang mengembangkan
sistem informasi yang dirancang secara khusus untuk memfasilitasi berbagi dan integrasi pengetahuan. Sistem tersebut disebut sebagai Manajemen Sistem Pengetahuan (KMS).
Karena KMS baru mulai muncul di organisasi, hanya sedikit penelitian dan data lapangan untuk
panduan pengembangan dan pelaksanaan sistem ini atau untuk membimbing ekspektasi manfaat potensial sistem tersebut. Penelitian ini memberikan analisis dari praktek saat ini dan hasil dari KMS dan sifat dari KMS seperti yang berkembang dalam lima puluh organisasi. Itu adalah temuan yang menunjukkan bahwa minat KMS di berbagai industri sangat tinggi, yayasan teknologi bervariasi, dan kekhawatiran utama berkisar mencapai jumlah yang benar dan jenis pengetahuan yang akurat dan
menggalang dukungan untuk berkontribusi pada KMS. Implikasi untuk latihan dan saran untuk masa depan penelitian diambil dari hasil penelitian.
1. INTRODUCTION
Teknologi informasi yang dirancang untuk membantu manajerial dan tenaga profesional telah berkembang selama beberapa dekade. Mereka memiliki sistem yang berkembang dari
proses dan menyebarkan sejumlah besar informasi manajer organisasi (MIS), untuk sistem yang
menyediakan pembuat keputusan tertentu dengan alat untuk ad hoc analisis keputusan (DSS), untuk sistem yang dirancang untuk memberikan pengetahuan diperbarui, sering real-time, informasi yang relevan untuk senior dan manajer menengah (EIS). Sistem ini memberikan kontribusi terhadap individu dan perbaikan organisasi dalam berbagai derajat dan terus menjadi komponen penting organisasi informasi. Sebuah garis muncul dalam target system profesional dan kegiatan manajerial dengan berfokus pada penciptaan, pengumpulan, pengorganisasian, dan penyebarluasan dalam organisasi's "pengetahuan" sebagai lawan dari "informasi" atau "data." Sistem ini disebut sebagai Pengetahuan
Management Systems (KMS).
Konsep pengkodean dan transmisi pengetahuan dalam organisasi bukanlah hal baru - pelatihan dan
program pengembangan karyawan, kebijakan organisasi,rutinitas, prosedur, laporan, dan manual telah melayani fungsi ini selama bertahun-tahun. Sebagai contoh, McDonald's manual operasi menangkap hampir setiap aspek dari restoran manajemen termasuk: memasak, gizi,kebersihan, pemasaran, produksi pangan, dan akuntansi. menangkap, kodifikasi, dan penyebaran pengetahuan ini,
perusahaan mengurangi tingkat pengetahuan yang diperlukan untuk para manajer untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasi (Peters, 1994). Apa yang baru dan menarik dalam wilayah pengelolaan pengetahuan adalah potensi menggunakan teknologi informasi modern (misalnya,
Internet, intranet, browser, data gudang, filter dan perangkat lunak agen) membuat sistematis, memfasilitasi, dan mempercepat perusahaan-manajemen pengetahuan luas.


Bagian yang bekerja di KMS terdiri dari bagian umum dan prinsip-prinsip konseptual KMS
[Davenport, 1997b] dan deskripsi kasus sistem seperti dalam beberapa pemimpin biro-biro organisasi [Alavi, 1997;Baird, Henderson dan Watts, 1997; Bartlett, 1996; Henderson dan Sussman, 1997; Sensiper, 1997; Watts,Thomas dan Henderson, 1997].
Karena KMS baru mulai muncul dalam organisasi,hanya terdapat sedikit penelitian dan wawasan untuk mengarahkan pembangunan yang berhasil dan pelaksanaan sistem seperti ini, atau bingkai
manfaat dan biaya sistem seperti ini.Juga belum jelas apakah KMS akan mengalami perluasan,
pengembangan dan implementasi di berbagai industri, atau jika KMS ditakdirkan untuk menjadi sistem yang sangat dipuji setelah menemukan diri mereka dalam keadaan menjadi usang sebagai
mode yang usang. Sekarang eksplorasi lapangan kerja bertujuan untuk menyumbangkan pemahaman tentang persepsi pengetahuan manajemen dan pengetahuan manajemen sistem, baik dari perspektif individu dalam organisasi dengan KMS serta organisasi tanpa KMS. Lebih khusus lagi, penelitian mengidentifikasi teknologi yang digunakan untuk membangun KMS, pengetahuan domain yang dimasukkan ke dalam KMS, para juara dari KMS inisiatif, yang dikehendaki diharapkan memperoleh manfaat dan biaya dari KMS, serta keprihatinan utama mengenai KMS.
Bagian-bagian dari paper ini adalah sebagai berikut: dibagian kedua, mendefinisikan pengetahuan dan KMS.Bagian ketiga menjelaskan tentang metodologi dan keempat menyajikan hasil penelitian. Kelima dan yang terakhir bagian membahas implikasi dari temuan.



2. KNOWLEDGE, KNOWLEDGE MANAGEMENT, AND KMS

Untuk menentukan KMS, maka perlu terlebih dahulu mengetahui pengetahuan dan manajemen pengetahuan. Pengetahuan adalah hal yang luas dengan pengertian yang abstrak yang sudah diperdebatan epistemologis didefinisikan di barat philo - Sophy sejak zaman Yunani klasik.
,1 Sejak artikel ini diterapkan (versus teoretis atau filosofis) orientasi, kami telah disesuaikan
definisi kerja berikut pengetahuan, berdasarkan karya Nonaka [1994] dan Huber [1991].
Pengetahuan adalah keyakinan pribadi yang dibenarkan untuk meningkatkan kapasitas individu
dalam mengambil tindakan efektif. Aksi dalam konteks ini mengacu pada kemampuan fisik dan kompetensi (misalnya, bermain tenis, atau pertukangan), kognitif / intelektual aktivitas (misalnya,
pemecahan masalah), atau keduanya (misalnya, pembedahan yang melibatkan baik manual keterampilan serta unsur-unsur kognitif dalam bentuk pengetahuan anatomi manusia dan obat-obatan).

Definisi pengetahuan seperti yang ditemukan dalam sistem informasi literatur lebih lanjut membuat suatu pembedaan antara pengetahuan,informasi dan data. Sebagai contoh, Vance [1997] mendefinisikan informasi sebagai data yang ditafsirkan sehingga menjadi bermakna sedangkan pengetahuan adalah informasi yang telah telah disahkan dan dianggap benar. Maglitta [1996] menunjukkan bahwa data angka dan fakta-fakta mentah, informasi diproses data, dan pengetahuan
"Informasi yang dibuat ditindaklanjuti."


Meskipun setiap konseptualisasi membuat terobosan dalam memahami perbedaan di tiga istilah tersebut, merekatelah sepakat untuk menyediakan sarana untuk mudah menentukan kapan
informasi telah menjadi pengetahuan. Masalah muncul menjadi praduga hierarki dari data ke
informasi untuk pengetahuan dalam beberapa dimensi, seperti konteks, kegunaan, atau interpretability.
Apa yang kita anggap efektif untuk membedakan antara informasi dan pengetahuan tidak ditemukan dalam isi, struktur, akurasi, atau utilitas yang seharusnya informasi atau pengetahuan.
Sebaliknya, pengetahuan itu adalah informasi yang dimiliki dalam pikiran individu: ini merupakan subjektif pribadi atau informasi yang berkaitan dengan fakta, prosedur, konsep, penafsiran, ide, pengamatan dan penilaian (yang mungkin atau mungkin tidak unik, berguna, akurat, atau structurable).
Kita pada dasarnya setuju bahwa pengetahuan bukanlah konsep yang berbeda dari informasi, melainkan informasi itu menjadi pengetahuan setelah diproses dalam pikiran dari individu (Polanyi
[1962] dan Nonaka [1994]) yang kemudian menjadi informasi (atau apa Nonaka merujuk sebagai "eksplisit pengetahuan ") setelah itu diartikulasikan atau dikomunikasikan kepada orang lain dalam bentuk teks, keluaran komputer, yang diucapkan atau kata-kata tertulis atau cara lainnya. Penerima dapat menginternalisasi informasi sehingga informasi tersebut diubah kembali menjadi pengetahuan diam-diam. Hal ini konsisten dengan gerejawan's [1972] konseptualisasi pengetahuan dan pernyataan bahwa "pengetahuan berada dalam buku dan tidak dalam koleksi [informasi]. "
Dua poin utama yang muncul dari konseptualisasi:
1. Karena pengetahuan adalah personalisasi,dan agar pengetahuan seseorang menjadi berguna untukindividu lain, itu harus dikomunikasikan dengan sedemikian rupa untuk dapat ditafsirkan dan dapat diakses oleh individu yang lain.
2. Menimbun informasi adalah bernilai kecil:hanya itu informasi yang secara aktif diproses dipikiran seseorang melalui proses refleksi,pencerahan, dan belajar dapat berguna. Manajemen pengetahuan kemudian mengacu pada sistemik dan organisatoris proses tertentu untuk memperoleh,mengorganisasikan dan berkomunikasi secara baik dengan para pekerja dan karyawan sehingga bermanfaat untuk menjadi lebih efektif dan produktif dalam bekerja.
Tantangan utama dalam mengelola pengetahuan adalah menciptakan yang kurang daripada menangkap dan integrasi [Grant, 1996; Davenport, 1997a]. Memang, nilai pengetahuan dalam organisasi adalah terbatas jika tidak dibagi. Kemampuan untuk mengintegrasikan dan menerapkan pengetahuan khusus
anggota organisasi adalah dasar kemampuan perusahaan untuk menciptakan dan mempertahankan keunggulan kompetitif [Grant, 1996].Secara tradisional, penciptaan pengetahuan dan transfer
terjadi melalui berbagai cara seperti face-to-face interaksi (direncanakan atau ad hoc), mentoring, rotasi kerja,dan pengembangan staf. Namun, seperti pasar dan organisasi menjadi lebih global dan pindah ke bentuk virtual, cara-cara tradisional ini dapat terbukti terlalu lambatdan kurang efektif.
Di sisi lain, Brown dan Duguid (1991), pengetahuan akan tentu tidak dengan bebas beredar perusahaan-lebar hanya karena teknologi untuk mendukung sirkulasi tersebut tersedia.
Memang, studi tentang teknologi tersebut sebagai Lotus Notes belum menunjukkan perubahan dalam informasi dan pola komunikasi.Oleh karena itu, dengan tidak adanya strategi yang eksplisit untuk lebih membuat dan mengintegrasikan pengetahuan dalam organisasi, sistem computer yang memfasilitasi komunikasi dan berbagi informasi hanya memiliki efek acak terbaik. Akibatnya,perusahaan, terutama yang bersaing berdasarkan jasa dan keahlian (misalnya, konsultasi manajemen dan perusahaan jasa profesional), mulai menerapkan sistem informasi yang dirancang khusus untuk memfasilitasi kodifikasi, koleksi, integrasi, dan penyebaran pengetahuan organisasi [Alavi, 1997;Bartlett, 1996; Sensiper, 1997]. Sistem seperti ini disebut sebagai Sistem Manajemen Pengetahuan.
Klaim yang populer bagi hasil KMS adalah mencakup kemampuan organisasi yang tinggi untuk bersikap fleksibel dan untuk merespon lebih cepat terhadap perubahan kondisi pasar, dan kemampuan untuk menjadi lebih inovatif serta seperti pengambilan keputusan dan meningkatkan produktivitas [Sata, 1997;Harris, 1996].
Untuk mengembangkan pemahaman tentang praktik dan hasil dari manajemant pengetahuan dan bentuk dan sifat KMS yang berkembang di organisasi, kami melakukan studi deskriptif dan praktek KMS dalam lima puluh organisasi dari berbagai industri. Kami berharap bahwa temuan-temuan dan kajian ini akan mengarah pada wawasan yang akan memandu KMS sebagai awal inisiatif dalam organisasi dan mengurangi kegagalan. Selain itu, kami mengantisipasi bahwa hasil-hasil dapat membantu usaha penelitian lebih lanjut di daerah dengan KMS.

3. METHODOLOGY
Kami mengambil non-sampel acak dari 109 peserta yang berpartisipasi dalam program pengembangan eksekutif timur laut yang dilakukan di sebuah universitas di bulan Juli 1997. Para peserta dalam program
mewakili organisasi kader pelopor dari 12 negara-negara yang dalam pandangan penulis akan mewakili
perusahaan dengan investasi TI yang signifikan dan dengan demikian kandidat akan cenderung untuk memiliki KMS di bawah pertimbangan / pembangunan atau sudah di operasi.
Peserta menghadiri dua minggu program pengembangan perumahan eksekutif dan mengenai pengelolaan teknologi informasi. Para peserta utama adalah informasi petugas (CIO), sistem informasi (IS) manajer, dan bidang fungsional umum dan eksekutif.Para peserta diminta untuk menanggapi studi
kuesioner secara individual selama tiga hari dari program mereka. Kuesioner berisi 13 pertanyaan yang terdiri dari jawaban-jawaban singkat dan pilihan ganda.Responden memperkirakan bahwa mereka membutuhkan waktu sekitar 30 menit untuk menyelesaikan kuesioner. Kuesioner ke responden
konsep dan perspektif pada KMS, tingkat persepsi mereka saat ini dalam kegiatan KMS di perusahaan mereka, dan mereka manfaat harapan potensial dan keprihatinan mereka mengenai sistem ini.

4. STUDY FINDINGS
Para responden mewakili berbagai negara, organisasi, dan industri. Mewakili dua belas negara yang berbeda: Australia (empat responden), Kanada (dua responden), Inggris (satu responden), Jerman (satu responden), Israel (dua responden), Luksemburg (dua responden), Netherlands (dua responden); Arab Saudi, South Afrika, Spanyol, dan Swiss (masing-masing satu responden).
Tiga puluh dua responden berasal dari Amerika Serikat. Sejumlah responden AS (5) melaporkan mengalami KMS yang ada dalam organisasi mereka daripada non-US responden, akan tetapi jumlah yang lebih besar non-US responden (15 organisasi) melaporkan bahwa organisasi mereka saat ini sedang mengembangkan KMS. Empat puluh dua persen dari responden non-IS senior manajer
(21% masing-masing - senior non-IS manajer dan bidang fungsional manajer). Sembilan persen dari responden CIO, 32% dari responden adalah Direksi IS, dan sisanya 17% adalah IS manajer. Beberapa industri diwakili dalam sampel: manufaktur (17%), konsultasi (15%), jasa keuangan (24%), energi (17%)
dan pemerintah (6%). Sisanya 21% terdiri dari produk konsumen, bahan kimia, ritel dan layanan lainnya.
Semua responden, terlepas dari apakah mereka saat ini telah atau sedang mengembangkan KMS dalam organisasi mereka, menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang persepsi mereka tentang manajemen pengetahuan, kemampuan mereka diperlukan untuk manajemen pengetahuan yang efektif, dan kunci kekhawatiran mereka tentang manajemen pengetahuan. Ini diringkas dalam Tabel 1 sampai 3 dan
dibahas di bawah ini.
4.1 Perspectives on knowledge management
Salah satu tujuan dari penelitian ini adalah untuk memastikan apakah manajer perlu untuk mempertimbangkan konsep pengetahuan manajemen. Tiga perspektifmuncul: sebuah perspektif berbasis informasi, sebuah technologybasedperspektif, dan budaya berbasis perspektif (LihatTabel 1.).
Dalam hal informasi berbasis perspektif,manajer manajemen pengetahuan berpikir mengenai karakteristik informasi, seperti readilyaccessible informasi, real-time informasi, dan informasi ditindaklanjuti. Beberapa berbicara dalam bentuk teks bebas dan konsep-konsep sebagai informasi dasar manajemen pengetahuan. Juga dalam hal informasi perspektif, beberapa pandangan manajer disebutkan bahwa pengetahuan manajemen tentang mengurangi kelebihan beban informasi.Ada keprihatinan yang jelas dengan jumlah informasi yang luar biasa yang dapat dengan mudah dikumpulkan dan disebarluaskan melalui teknologi informasi.
Manajer itu mengungkapkan keinginan untuk memperoleh keuntungan kompetitif dari informasi itu sendiri (sebagai lawan keunggulan kompetitif dengan teknologi informasi tertentu). Terakhir, beberapa manajer piker sangat spesifik manajemen pengetahuan sebagai sebuah "Perusahaan halaman kuning" atau " informasi arsip orang-ke-orang. "Dengan kata lain, mereka memandang sarana manajemen pengetahuan mencatat tidak begitu banyak pengetahuan itu sendiri, tetapi siapa yang memegang
pengetahuan dan bagaimana untuk menemukan mereka.
Pengetahuan itu tidak dibedakan dari informasi atau data, bukan kata-kata itu jelas digunakan bergantian. Namun, para manajer secara implicit membuat perbedaan antara istilah. Sebagai contoh, satu manajer menyatakan "sebuah pengetahuan" adalah "data lain. "Ini konsisten dengan pandangan bahwa pengetahuan berada dalam individu dan bahwa tidak ada yang inheren"Objektif" atribut yang membedakan antara dua konstruksi.
Dalam hal teknologi berbasis perspektif, manajer manajemen pengetahuan yang terkait dengan
berbagai sistem lainnya (termasuk data warehouse,enterprise-wide sistem, sistem informasi eksekutif,
sistem pakar, dan intranet), serta berbagai alat (misalnya, mesin pencari, multi-media, dan alat pengambilan keputusan). Lebih umum, peserta menyarankan agar manajemen pengetahuan tentang informasi infrastruktur teknologi, khususnya, terintegrasi sebagai sistem lintas fungsional di seluruh dunia. Muncul pandangan tipe baru teknologi khusus didedikasikan untuk manajemen pengetahuan.
Memang, ini konsisten dengan kenyataan bahwa sistem manajemen pengetahuan yang dapat dicapai dengan bermacam-macam teknologi yang berbeda, yang paling efektif yang akanmungkin tergantung pada ukuran organisasi dan yang ada infrastruktur teknis.
Terakhir, dalam kerangka budaya berbasis perspektif manajemen pengetahuan, manajer terkait
manajemen pengetahuan, terutama dari perspektif organisasi, komunikasi, dan budidaya kekayaan intelektual. Beberapa menyarankan bahwa informasi / teknologi komponen pengetahuan manajemen hanya 20% dari konsep sedangkan budaya dan aspek manajerial menyumbang bagian terbesar
masalah.
Namun, jawaban-jawaban mereka samar-samar di istilah implikasi budaya tertentu, mungkin menunjukkan keprihatinan absen ide-ide konkret tentang bagaimana untuk mengatasinya.
Tanggapan didasarkan pada apakah individu dari sebuah organisasi dengan KMS atau tidak. Namun, tampaknya tidak akan ada perbedaan besar dalam persepsi KMS untuk kedua kelompok, dengan pengecualian bahwa individu-individu dari organisasi tanpa KMS cenderung untuk menawarkan technologybased tanggapan sedikit lebih sering daripada individu dari organisasi dengan KMS.
4.2 Knowledge management capabilities needed
Ketika ditanya apa kemampuan yang berkaitan dengan pengetahuan manajemen di organisasi mereka berada di daftar kebutuhan, para manajer cenderung menawari tiga perspektif (Lihat Tabel 2.). Dalam hal informasi, mereka menyarankan perlunya akses ke informasi pelanggan, informasi klien, informasi pesaing, dan produk / informasi pasar. Ini semua adalah informasi eksternal yang secara historis tidak disediakan oleh sebagian besar sistem komputer.
Beberapa pengetahuan internal juga diinginkan, termasuk berdasarkan aktivitas penetapan biaya, informasi sumber daya manusia, dan up-to-date status keuangan. Kemampuan teknologi yang diinginkan termasuk bandwidth yang lebih luas, yang konsisten suite e-mail dan produk-produk berbasis web, mesin pencari, agen cerdas,alat navigasi, infrastruktur IT global, interoperabilitas sistem data yang ada, dan pengambilan yang cepat. Terakhir, para manajer melaporkan kebutuhan untuk pedoman praktis tentang bagaimana membangun dan melaksanakan sistem manajemen pengetahuan dan bagaimana untuk memfasilitasi perubahan organisasi untuk mempromosikan berbagi pengetahuan.
4.3 Key Issues Concerning Knowledge Management
Ketika ditanya tentang keprihatinan utama mereka tentang manajemen pengetahuan, para manajer menyatakan perhatian terutama melalui budaya, manajerial, dan informasi isu-isu (Lihat Tabel 3.). Dalam hal masalah budaya, para manajer mengkhawatirkan implikasi bagi perubahan manajemen, kemampuan untuk meyakinkan orang untuk sukarela menyerahkan pengetahuan mereka, dan
kemampuan untuk meyakinkan unit bisnis untuk berbagi pengetahuan dengan unit lain (terutama ketika masing-masing unit bisnis bertanggung jawab untuk menunjukkan keuntungan). Manajerial
prihatin terkait dengan nilai bisnis manajemen pengetahuan dan kebutuhan untuk metrik yang di atasnya untuk menunjukkan nilai. Ada keprihatinan menentukan siapa yang akan bertanggung jawab untuk mengelola pengetahuan dan menyatukan banyak pemain terlibat dalam pengembangan KMS, termasuk staf teknis, perusahaan pustakawan, staf dokumentasi, arsip, database administrator, dan profesional dengan pengetahuan. Kekhawatiran itu juga diungkapkan mengenai bagaimana cara efektif mengimplementasikan KMS.
Secara umum, para manajer menyatakan kekhawatiran bahwa manajemen pengetahuan mungkin dirasakan oleh para manajer senior .Khususnya manajer dari organisasi-organisasi yang belum melaksanakan KMS menyatakan suatu kebutuhan untuk lebih memahami konsep dan untuk yakin bahwa pengetahuan manajemen "bekerja" sebelum mengejar KMS.
Keprihatinan dengan informasi yang terutama terkait dengan keinginan untuk menghindari overloading sudah dikenakan pada pengguna dengan lebih banyak informasi.
Perhatian itu banyak tentang informasi baru yang akan tersedia atau pengetahuan yang tidak lagi berlaku. Ini mendukung Courtney et al's [1997] menegaskan bahwa "Menghilangkan mungkin sama pentingnya dengan berkonsentrasi pada hal yang penting "dalam menentukan yang pengetahuan apa dimasukkan ke dalam KMS. Ada juga yang menyebutkan kekhawatiran tentang pelanggan dan kerahasiaan klien sekarang karena banyak informasi tentang pelanggan dan klien akan dikumpulkan dan tersedia secara luas di dalam organisasi.
Terakhir, beberapa manajer mengungkapkan beberapa keprihatinan atas isu-isu teknologi. Isu ini berkaitan dengan infrastruktur teknis dan keamanan data di Internet. Lebih khusus, mengkonfigurasi sebuah infrastruktur teknis dan arsitektur persyaratan dalam menghadapi teknologi yang sangat dinamis.
4.4 Characteristics of KMS
Bagi responden atau organisasi yang telah atau sedang mengembangkan KMS, pertanyaan diajukan mengenai inisiator, anggota tim di KMS proyek, anggaran, jenis pengetahuan termasuk, dan
alat-alat yang digunakan. Seperti yang mudah terlihat pada Gambar 1, KMS paling sering diperjuangkan oleh jenderal senior manajer. Ini akan diberikan pengetahuan itu diharapkan
manajemen sebagai sebuah konsep yang secara langsung terkait dengan teknologi; alih teknologi memberikan sarana memungkinkan manajemen pengetahuan lebih efektif . Dalam hal pengembangan KMS tim, hampir semua responden memberikan informasi mengenai tim bertanggung jawab untuk mengembangkan organisasi mereka ,KMS menunjukkan bahwa direksi dari unit bisnis serta para manajer dan staf IS terdiri dari tim. Kurang konsistensi muncul pada individu yang bertanggung jawab atas KMS. Dalam beberapa kasus, responden melaporkan bahwa CIO bertanggung jawab untuk memimpin tim pengembangan KMS; dalam kasus lain, responden menunjukkan bahwa unit bisnis
direktur bertanggung jawab atas tim.
Gambar 2 menunjukkan rata-rata perkiraan anggaran terkait dengan pengembangan KMS. Anggaran terendah dilaporkan untuk sebuah KMS adalah $ 25.000. Angka tertinggi dilaporkan $ 50.000.000. Beragam anggaran diperkirakan mungkin disebabkan oleh beberapa faktor termasuk
ukuran organisasi, tingkat infrastruktur saat ini, dan ruang lingkup pengetahuan manajemen inisiatif. Di
beberapa perusahaan, manajemen pengetahuan berinisiatif melibatkan perusahaan luar untukmeningkatkan infrastruktur teknis, menggelar workstation untuk staf profesional desktop,
mengembangkan dan menerapkan intranet dengan skala besar, dan menerapkan skala besar komunikasi dan groupware peralatan. Di sisi lain, dengan teknologi tepat guna dan informasi infrastruktur di tempat, rata-rata KMS anggaran pembangunan secara substansial lebih rendah. Misalnya di sebuah perusahaan jasa profesional yang telah terinstal LotusNotes, biaya sistem manajemen pengetahuan untuk proyek tim pertunangan terbatas pada biaya
pengembangan beberapa template, Catatan bahwa tim kemudian digunakan untuk mengisi dengan pelanggan dan proyek-yang berkaitan pengetahuan. Di sisi lain, perkiraan anggaran
KMS di perusahaan jasa profesional lain adalah $ 50 juta. Angka ini termasuk biaya konten
pengembangan, pelatihan, dan perbaikan teknis infrastruktur seluruh perusahaan (perangkat keras, perangkat lunak, dan akuisisi dan pengembangan jaringan biaya).
Tabel 4 menunjukkan teknologi yang digunakan dalam Pengembangan KMS. Intranet tampaknya menjadi primary dalam cara menampilkan dan mendistribusikan pengetahuan dalam organisasi dengan 90% dari organisasi yang menggunakan alat-alat browser. Dua lainnya adalah alat yang paling umum yaitu elektronik mail dan pencarian / pengambilan alat.
Tabel 5 menunjukkan pentingnya berbagai jenis informasi yang mungkin termasuk dalam manajemen sistem pengetahuan. Responden menjawab pada 7 titik skala dengan 7 mewakili skor tertinggi. Responden dalam organisasi tanpa KMS juga diminta untuk menilai pentingnya dari berbagai domain pengetahuan dalam organisasi bahkan jika mereka tidak memiliki teknologi yang dirancang untuk memberikan pengetahuan. Terpenting pengetahuan domain untuk perusahaan dengan dan tanpa KMS adalah pengetahuan mengenai layanan pelanggan. Kedua dan ketiga domain untuk perusahaan dengan KMS adalah mitra bisnis dan operasi internal. Untuk perusahaan tanpa KMS, yang kedua dan ketiga domain tertinggi adalah pemasaran / penjualan dan mitra bisnis. Untuk kedua kelompok, pengetahuan tentang pemasok ini diindikasikan sebagai yang paling tidak penting domain pengetahuan untuk dimasukkan ke dalam sistem, mungkin mencerminkan persentase yang besar dari perusahaan berorientasi layanan dalam sampel. Secara keseluruhan, sumber-sumber informasi eksternal cenderung
akan diberi nilai tinggi.
4.5 Perceived benefits of existing KMS
Responden yang melaporkan bahwa organisasi mereka saat ini telah atau yang sedang berkembang menyatakan bahwa KMS dirancang untuk mencapai hasil proses menuju perbaikan organisasi.memperpendek waktu proposal untuk perjanjian klien, menghemat waktu, memperbaiki manajemen proyek, peningkatan staf partisipasi, meningkatkan komunikasi, membuat
pendapat staf tanaman lebih terlihat, mengurangi problemsolving waktu, lebih baik melayani klien, dan menyediakan pengukuran yang lebih baik dan akuntabilitas. Proses peningkatan ini dapat dianggap baik yang berkaitan dengan komunikasi perbaikan atau peningkatan efisiensi. proses perbaikan kemudian, di benak para manajer, menyebabkan pengurangan biaya kegiatan tertentu, peningkatan penjualan, pengurangan personel, profitabilitas yang lebih tinggi, persediaan tingkat rendah, proposal konsisten istilah untuk klien di seluruh dunia, dan ditingkatkan dan proacative pemasaran). Jadi, organisasi yangmerasakan manfaat KMS dapat berpikir terutama sebagai seorang keuangan, pemasaran, dan
sifat umum (lihat Tabel 6).
Data menunjukkan bahwa praktisi tersebut tidak menilai manajemen pengetahuan sebagai tujuan itu sendiri, tetapi hanya dianggap untuk memimpin organisasi diinginkan. Hal ini konsisten dengan pandangan bahwa pengetahuan harus membuat perbedaan dalam beberapa cara "... materi, estetika, atau spiritual "(King 1993, hal 80).

5. DISCUSSION AND CONCLUSION
5.1 Discussion
Dari beberapa pengamatan dapat ditarik data:
(1) KMS bukan hanya untuk para konsultan dan profesional perusahaan jasa.
Secara tradisional, konsultasi manajemen dan perusahaan jasa profesional telah mempertimbangkan
pengetahuan-perusahaan intensif dan karena itu mereka tertarik pada pengetahuan manajemen dan KMS. Sebagai contoh, hampir semua Lima Besar akuntansi dan konsultasi firms2 telah menciptakan KMS internal selama beberapa tahun. Survei kami mengungkapkan, bagaimanapun, bahwa minat KMS jauh melampaui perusahaan jasa profesional, dan berbagai organisasi dari berbagai industri yang dicari ke
daerah ini, merasa bahwa mereka dapat merasakan manfaat dari KMS.
(2) Pengetahuan sistem manajemen multi-faceted
Artinys sistem manajemen pengetahuan yang efektif melibatkan jauh lebih dari sekadar teknologi, meliputi isu-isu budaya dan organisasi. Bahkan, efektif penyelesaian isu-isu budaya dan organisasi yang
diidentifikasi sebagai keprihatinan utama dalam penyebaran KMS. Hal ini konsisten dengan literatur manajemen TI yang pendukung organisasi dan perubahan perilaku manajemen sebagai faktor penentu keberhasilan dalam pelaksanaan sistem informasi [Alavi dan Joachimsthaler, 1992].
Firma-lebar biasanya membutuhkan KMS karena budaya mendalam renovasi. Ini karena cultur organisasi memberi balasan bagi mereka profesional dan karyawan didasarkan pada masing-masing
kinerja dan know-how. Dalam banyak organisasi, sebuah pergeseran budaya yang besar akan diperlukan untuk mengubah karyawan 'sikap dan perilaku sehingga mereka rela
dan konsisten berbagi pengetahuan dan wawasan. Dan cara efektif untuk memotivasi berbagi pengetahuan adalah melalui imbalan organisasi dan mekanisme insentif.
Kedua McKinsey & Company dan Coopers & Lybrand LLP (sebuah konsultan manajemen dan seorang profesional perusahaan jasa, masing-masing) menggunakan mekanisme ini untuk mempromosikan berbagi pengetahuan di antara para konsultan dan staf profesional. Di McKinsey, misalnya, jumlah dan
frekuensi penggunaan konsultan publikasi (ukuran berbagi pengetahuan) merupakan masukan penting bagi promosi konsultan keputusan. Demikian pula, Harga Waterhouse Coopers meningkatkan daya tarik pengetahuan berbagi dengan merevisi kinerja profesional tinjauan memberikan penghargaan mereka untuk kegiatan berbagi pengetahuan [Hildebrand, 1994].
(3) Hal ini penting mengembangkan metrik untuk menilai manfaat dari KMS. Walaupun tidak satu pun dari organisasi berpartisipasi dalam survei kami telah melakukan (atau sedang perencanaan untuk melakukan) analisis formal tentang biaya-manfaat untuk KMS mereka, responden merasa bahwa perkembangan bermakna untuk mengukur nilai, kualitas dan kuantitas pengetahuan adalah faktor kunci untuk kesuksesan jangka panjang dan pertumbuhan KMS. Untuk tujuan ini, pengetahuan inisiatif pengelolaan harus secara langsung dikaitkan eksplisit dan aspek-aspek penting dari organisasi kinerja (yakni, kepuasan pelanggan, produk / jasa inovasi, waktu ke pasar, penghematan biaya, kompetitif posisi dan pasar saham, dll). Dengan kata lain, organisasi perlu mencari leverage titik di mana "pengetahuan" dapat bernilai tambah, dan kemudian mengembangkan KMS untuk menambah nilai melalui pengiriman yang diperlukan pengetahuan.
(4) arsitektur teknologi yang terpadu dan integrative adalah kunci driver untuk KMS. Tidak ada satu alat atau teknologi yang dominan atau produk untuk KMS muncul di survei. KMS tampaknya memerlukan berbagai teknologi atau alat dalam tiga bidang: database dan manajemen basis data,komunikasi dan pesan, dan browsing dan Pengambilan. Kebutuhan integrasi dari berbagai alat-alat dalam tiga wilayah ini dapat mengakibatkan dominasi Internet dan internet KMS berbasis arsitektur. Misalnya, pengetahuan utama diidentifikasi berharga oleh kedua organisasi dengan dan tanpa operasional KMS
contoh (misalnya, pelanggan dan mitra bisnis. Dengan demikian, Internet dan internet-based teknologi dan penyedia layanan dapat memainkan peran kunci dalam pengembangan KMS dengan menyediakan akses dan biaya yang efektif. Di KPMG Peat Marwick LLP, sebuah organisasi peserta survei kami,
beberapa file dari sumber eksternal (misalnya, Gartner Kelompok laporan analis mingguan file dan data pelanggan file) akan diimpor ke perusahaan melalui Internet menggunakan FTP.
Karena akses sumber-sumber pengetahuan ke dalam organisasi juga dinilai relatif tinggi dan diinginkan oleh sampel kami, kami memperkirakan bahwa organisasi intranet juga akan memainkan peran dominan dalam mendukung kegiatan manajemen pengetahuan internal karena kemampuan teknis costeffective termasuk: akses ke sistem turunan, platform kemerdekaan, akses ke format data multimedia, seragam dan mudah digunakan, pointand -klik interface, dan kemampuan untuk multi-media yang mudah
publikasi untuk berbagi pengetahuan.
(5) Pengetahuan dalam konteks KMS dianggap merupakan suatu bentuk informasi baru yang sebelumnya tidak dibahas dalam sistem-sistem lain seperti MIS, DSS, dan EIS. Para responden dalam survei tersirat perbedaan antara informasi dan pengetahuan, meskipun mereka tampak telah menggunakan kata-kata tersebut secara bergantian. Ini tersirat dalam diskusi tentang potensi untuk menciptakan suatu kondisi overload kognitif karena adanya kelebihan pasokan informasi, dan keinginan untuk menyediakan akses ke orang dengan pengetahuan (misalnya, perusahaan halaman kuning),
bukan informasi itu sendiri. Hal ini konsisten dengan pandangan yang diselenggarakan oleh beberapa peserta yang telah terhubung dengan manajemen pengetahuan.Jika kita melihat secara luas sebagai proses belajar dari internalisasi dan mengubah informasi untuk pengetahuan, dua perspektif ini tampaknya mendukung pandangan bahwa informasi adalah bahan baku untuk pengetahuan, dan bahwa
informasi lebih lanjut tidak selalu mengarah pada peningkatan penciptaan dan berbagi pengetahuan. Pemahaman ini sangat penting bagi para perancang KMS.
Alasannya: hanya menyampaikan atau "mendorong" informasi (atau bahkan pra-disaring informasi) untuk para pengguna desktop mungkin tidak menjadi strategi manajemen pengetahuan yang efektif karena kelangkaan perhatian pengguna diperlukan untuk memproses informasi ini dan mengubahnya menjadi pengetahuan. Yaitu, di samping pemberian informasi yang diperlukan
(bahan baku penciptaan pengetahuan), individu juga harus termotivasi untuk mengubahnya menjadi pengetahuan (yaitu, belajar dan menginternalisasi informasi). Oleh karena itu, pengetahuan
dibuat dan berbagi atas dasar "tarik" oleh individu-individu dan bukan teknologi terpusat diaktifkan "push" dari informasi untuk desktop [Manville dan Foote, 1996].
5.2 Conclusion
Penelitian ini telah memberikan keterangan tentang munculnya isu-isu dan praktek Knowledge Management Sistem. Sementara responden tidak diambil dari sampel acak dari organisasi atau industri dan sementara jumlah responden relatif kecil, mereka mewakili berbagai industri, organisasi
tingkat, dan bangsa. Studi ini tidak dimaksudkan untuk membangun atau tes teori tetapi menawarkan beberapa wawasan ke dalam penelitian yang relevan di bidang KMS. Satu penyelidikan memerlukan suatu eksplorasi KMSculture yang cocok. Banyak yang telah dibuat dari teknologi struktur terpadu, tetapi keberhasilan KMS mungkin lebih terkait untuk budaya organisasi daripada struktur organisasi
seperti yang tampak oleh keprihatinan responden kami tentang cara mendapatkan pengetahuan dalam organisasi mereka.
Garis potensial lain akan mempertimbangkan metode penelitian membuat user aktif memberikan kontribusi untuk KMS.Label "pengguna" agak tidak tepat dalam konteks KMS sebagai pengguna dari kontributor dan penerima manfaat dari sistem. Melibatkan pengguna dalam desain tidak cukup: mereka harus terlibat dalam pemeliharaan dan konsisten dalam operasi KMS. Garis potensial ketiga penelitian disarankan oleh penelitian kami akan mengungkap keputusan proses pembuatan untuk menentukan apa pengetahuan disertakan dalam KMS. Sejak menjadi perhatian utama kami adalah responden terlalu menghindari banyak informasi. Akhirnya, garis penting penelitian akan mempertimbangkan masalah manfaat KMS. Mengingat fokus eksternal informasi yang terkandung dalam KMS, kemungkinan bahwa hasil yang berpengalaman harus melibatkan hubungan dengan entitas eksternal (seperti pelanggan dan mitra bisnis). Studi yang termasuk dalam pandangan dari entitas eksternal organisasi mungkin menjelaskan manfaat yang sebenarnya KMS.Penelitian tentang topik ini (menentukan relevan
pengetahuan bisnis domain dan mendapatkan hadiah dari KMS) dapat memperoleh manfaat dari fokus pada link antara pengetahuan dan strategi perusahaan dan eksplisit pemeriksaan ulang daya saing dari pengetahuan perspektif sumber daya.
Untuk membuat informasi sumber daya produktif, mereka harus dikonversi untuk ditindaklanjuti menjadi pengetahuan. Seperti memperkenalkan proses tantangan yang berkaitan dengan penciptaan pengetahuan, penangkapan, berbagi, dan pemeliharaan. Pelajaran kita menunjukkan bahwa manfaat manajemen pengetahuan hanya akan dilaksanakan oleh organisasi yang tidak hanya
teknologi mahir, tetapi yang membuat investasi jangka panjang untuk menyesuaikan budaya, manajerial dan elemen organisasi untuk manajemen pengetahuan.